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¿Qué Pueden Aprender los Estrategas de la Arquitectura?

Muchos gerentes de obras suelen afirmar que su proceso de planificación estratégica resulta en informes grandes y detallados, pero a menudo poco más que eso. Es como si el proceso no sirviera para otra cosa más que para crear el plan en sí, y la ejecución es de alguna manera un proceso diferente. (Vie, 15 Nov 2013)
¿Qué Pueden Aprender los Estrategas de la Arquitectura? Un enfoque que pensamos que podría funcionar mejor, consiste en integrar la definición de una estrategia al proceso de diseño. En los artículos de HBR (Harvard Business Review), Henry Mintzberg dibujó una analogía del alfarero que modela una vasija, y Roger Martin hizo una conexión explícita con el diseño.

La característica fundamental del proceso de diseño que interesa es el concepto de Niveles de Diseño, una noción de que la creación de un diseño pasa por una serie de niveles que van aumentando en su complejidad y detalle.

Cuando un arquitecto diseña una casa nueva, por ejemplo, lo hace en etapas de complejidad creciente. En el Nivel 1, se establece una serie de principios básicos en los que él y el cliente se ponen de acuerdo: la cocina debe mirar hacia el este para que reciba el sol de la mañana, la puerta del garaje debe comunicarse con la cocina para descargar los víveres, el patio debe estar hacia el Sur, debe haber tres áreas de recepción en la planta baja, etc.

En el Nivel 2 se dibuja un croquis del edificio. Puede incluir un plan básico para cada piso, un plan de cómo el edificio pudiera asentarse y una vista desde cada lado.

El Nivel 3 es un modelo a escala con las medidas exactas, detallando aspectos invisibles pero esenciales, tales como cuáles muros son de soporte, y cómo se direccionarán las tuberías y el cableado. Se puede incluir el posicionamiento sugerido de ciertos muebles principales, y se plantean algunas opciones de materiales importantes, tales como tejas de arcilla o un suelo de madera en la sala de estar.

El Nivel 4 es la lista de los materiales y las cantidades sometidas a la consulta del supervisor de la obra: el número de tejas de arcilla necesarias o la cantidad en metros de cable de cobre. Se toman las decisiones finales sobre la toma de corriente, la grifería del baño y el color de la pared de la cocina, a menudos delegados en diferentes expertos.

El Nivel 5 implica los asuntos o problemas que van surgiendo a medida que la nueva casa se está construyendo. Se necesita una toma de corriente adicional para el enrutador de Wi-Fi. El quemador de leña elegido requiere que la alcoba sea más grande de lo previsto, etc.

Si usamos el concepto de los Cinco Niveles de Estrategia, es mucho menos probable que nos encontremos con planes de pura fantasía y poca acción. Todavía necesitaríamos elaborar documentos de planificación estratégica, pero en realidad nos gusta reconocerlos como lo que son: bocetos en un Nivel 2. Si decidimos no seguir la estrategia, podemos dejarlo a ese nivel. Pero, si queremos ejecutar la estrategia, nos daremos cuenta de que tenemos que desarrollar planes en el Nivel 3 y el Nivel 4.

Un plan de Nivel 3 identifica las principales unidades organizativas responsables de diferentes partes de la estrategia, y el modelo operativo que las une. Para cada unidad, el plan especifica los resultados esperados, los plazos, la forma en que la unidad trabajará con otras unidades, las limitaciones de la unidad y los recursos disponibles. La suma de los resultados en el Nivel 3 alcanza los objetivos definidos en el Nivel 2.

Un plan a Nivel 4 especifica los recursos humanos, el dinero y el tiempo necesario para cada sub-tarea dentro de cada unidad. También explica cómo las unidades continuarán con la actividad existente, y la secuencia de asumir las tareas adicionales requeridas por la estrategia.

Así como el trabajo del supervisor de obras a menudo plantea problemas para que el arquitecto lo resuelva, también los planes a un Nivel 4 plantean cuestiones por resolver de los niveles 2 y 3. La planificación estratégica debe, por lo tanto, incluir un proceso iterativo de diálogo entre los niveles. Esto requiere de un concepto de niveles de estrategia y claridad sobre el trabajo en cada nivel. En el ejército, el proceso de diálogo se llama back- briefing o retroalimentación por informes. Pero curiosamente, en el trabajo de estrategia y planificación, no tenemos una buena definición para esta actividad.

Por último, la planificación a un Nivel 5 se trata de los inevitables ajustes que deben hacerse a medida que se desarrollan los acontecimientos. El dinero o los fondos no están disponibles en el plazo indicado. Renuncia de personal clave sin aviso previo. El competidor reacciona agresivamente al plan. Un proveedor llega tarde con los materiales.

A veces, los acontecimientos no pueden ser manejados al hacer ajustes en el Nivel 5, sino que más bien se necesitan cambios en los niveles 4 o 3 o 2. Aquí es cuando la claridad en los niveles es más útil. Sabiendo qué eventos requieren una respuesta de Nivel 5 o una respuesta de Nivel 2 garantiza que las estrategias no se queden en el aire o se salgan de su curso innecesariamente, y evitan errores a la hora de corregir el rumbo cuando las circunstancias lo exijan.

Tal vez, quizás, el conocimiento de los niveles de trabajo estratégico ayudará a las organizaciones a hacer una mejor planificación estratégica. Ciertamente no empeora las cosas.

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