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Cómo gestionar la información en las constructoras

Aunque tienen semejanzas con otras compañías, las empresas dedicadas a la construcción manejan muchas variables en forma simultánea. Ganar en eficiencia administrativa y simplificar el control son objetivos clave. (Lun, 28 Dic 2015)
Cómo gestionar la información en las constructoras Las empresas dedicadas a la construcción, ya sea vial, industrial o civil, necesitan disponer rápidamente de información económica, financiera y de obras. Si bien este aspecto puede tener semejanzas con las necesidades de otras compañías, en el rubro construcción, además, se manejan muchas variables en forma simultánea.

Realizar una construcción implica coordinar la compra y stock de cientos de materiales, decenas de proveedores, el trabajo de muchísimos gremios diferentes, la incidencia de aspectos externos relacionados con el clima o la escasez de ciertos insumos; la gestión de maquinaria y de subcontratistas … Como se ve, manejar y gestionar toda esta información es, desde el vamos, muy complicado. Y cuando se gerencian varias obras al mismo tiempo resulta imprescindible tener control sobre cada unos de los proyectos y su estado comercial, así como sobre los insumos, el personal y las maquinarias utilizadas.

Las funcionalidades que las empresas constructoras necesitan pueden organizarse de acuerdo a la etapa en que se encuentre su trabajo. Por ejemplo, cuando se realiza la cotización de la obra, hay que confeccionar una lista de materiales, funciones y maquinarias necesarios; determinar los costos de cada ítem discriminando insumos, máquinas y mano de obra, así como el avance estimado del costo de cada ítem en el tiempo; y la actualización del presupuesto según distintos índices que van variando según cada recurso.

En la etapa de venta se debe manejar información relativa a los contratos y certificación de obra; la cesión de certificados, el manejo de anticipo financiero y fondo de reparo, y la redeterminación y rectificación de precios. Luego, cuando se pone en marcha el desarrollo, si se trata de compañías constructoras viales e industriales, deben contar con datos sobre el contrato y gestión de subcontratistas; así como de control de los insumos que entregan a éstos, y el manejo de anticipos financieros y fondo de reparo.

La gestión de obra requiere de la gestión de fondos fijos, la aplicación de personal y horas máquina a ítems, el inventario de insumos de obra y repuestos, y el registro de consumos de insumos. Así mismo, mientras dure la obra habrá que realizar la liquidación de haberes, alta e historial de legajos, aplicar las fórmulas preconfiguradas para la Ley de contrato de trabajo y los principales gremios; la liquidación selectiva, etc

Un ítem en sí mismo es la gestión de las maquinarias que utilice la compañía. En general se necesita tener conocimiento sobre mantenimiento preventivo y correctivo; seguimiento de taller y reparaciones; control de uso de equipos por obra y en forma general, e indicadores de uso y rendimiento de cada uno. Por su parte, para las compañías desarrolladoras el aspecto comercial de lo construido demanda una completa información sobre la actualización de cuotas, gestión de unidades de venta, contratos, fideicomisos, pedidos, facturación y cuentas corrientes.

Si todo esto parece complejo, el área contable sin duda se lleva el premio, dado que implica tanto la parte de contabilidad e impuestos (retenciones, percepciones; libros de IVA; balance, libros mayores y diarios, medios magnéticos para el fisco); las compras (pedido desde cada obra, órdenes de compras, seguimiento de entregas y facturas; cuentas corrientes, necesidades de productos); el área de Tesorería y Finanzas (con los correspondientes pagos, cobros, movimientos de fondos, flujo de fondos proyectado; conciliación bancaria, y gestión de valores propios y de terceros).

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Como queda claro, la enorme cantidad de información que maneja este tipo de empresas, y la necesidad de tenerla ordenada y al día, demandan contar con un sistema informático que ayude a administrarla de una manera rápida y eficiente, de manera centralizada y en línea. Para las compañías de este rubro, tanto ganar en eficiencia administrativa y productiva como simplificar el control, puede ser fundamental para optimizar recursos y resultados.

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