-Imagina, no sueñes-, decía la vieja canción de los Beatles. Ahora nosotros podemos decir: ¡Planea, no sueñes!

La realización de un negocio o su quiebra podrían depender de una planeación acertada. Quién mejor para hablar de planeaciones acertadas que la empresa de software más exitosa del mundo: Microsoft.

Recuerdo haber escuchado alguna vez a un conferencista norteamericano, usted sabe, uno de estos sujetos de voz grave y convincente que exuda dinamismo por los poros. El sujeto dijo muchas cosas, pero una en particular se me quedó muy grabada: -es bueno que una empresa triunfe, porque ganamos dinero; o que quiebre, porque asimilamos el fracaso y empezamos de nuevo. Lo peor –aseguró el sujeto- es que se atore, que se empantane, porque ni triunfamos ni fracasamos, convirtiéndose en algo que nos sigue robando el recurso más valioso: el tiempo-.

Todo esto sucede porque no existe una adecuada planeación.

Seguramente usted tiene muchas buenas ideas, magníficas de verdad. Por ejemplo, hasta hace poco, construir casas y venderlas era un buen negocio, excelente, mejor aún si uno podía hacer departamentos, un negocio en el que el dinero se multiplica mágicamente. Pero, ¿sigue siendo buen negocio hoy en día?

Yo he escuchado que en España la gente grita algo así como -¡Que coños pasa!, ¿casas sin gente?-; que en Florida hay muchos constructores de casas muy preocupados y con precios a la baja; que en la zona poniente de Ciudad de México hay edificios que han sido semiocupados por largos años...

Es un fenómeno que merece nuestra atención. En otro artículo mencionaremos una curiosa investigación relacionada con esto; por ahora digamos que, en contraste, hay desarrollos exitosos, buenos negocios inmobiliarios que se venden cuando son apenas un terreno y el promotor sólo cuenta con perspectivas o, a lo más, con recorridos en animación de computadora.

Todo esto gracias a una buena planeación.

Cuando uno ingresa a Microsoft Project, lo interesante no es en sí su manejo, el cual es realmente elemental; lo interesante son sus ejemplos, la planificación que permite y la forma en que podemos adaptar ésta a nuestros propios proyectos.

Aprendamos de los amos de la mercadotecnia cómo planear una verdadera investigación de mercado sin que intervengan nuestras opiniones y, a veces, ilusiones. Es necesario considerar fríamente, ¿se puede vender en esa zona?, ¿esa región soporta un desarrollo más o ya está saturada?, ¿se puede desarrollar en una zona turística? Como es bien sabido, todo depende de un buen estudio de campo, sondeos y pruebas de mercado. No hay nada como la prueba fría para saber si los clientes vendrán con el dinero en la mano o jamás llegarán.

Todo esto es Project, pero apenas iniciamos.

Ya detectamos un negocio, hay clientes con dinero en la mano, o definitivamente no los hubo e iniciaremos de nuevo hasta localizar el sitio adecuado. ¿Qué sigue?

Usted no puede ir a cualquier sitio del mundo, adquirir un terreno y esperar que la autoridad y las asociaciones de activistas le den sus parabienes. El estudio de factibilidad mostrará qué tan difícil será que autoricen su proyecto.

¿Ha escuchado a constructores y desarrolladores quejándose de las autoridades y los vecinos? Seguramente ellos no utilizaron Project.

¿Y el dinero?

Yo suelo decir que si el Gobierno de los Estados Unidos tiene problemas económicos, imagine usted a su servidor.

Un proyecto de construcción requiere mucho dinero, pero ciertamente es la inversión más sólida en la que uno se puede embarcar. Sin embargo, hay que convencer a los inversionistas, quienes son desconfiados por naturaleza. Estos sujetos de expresión pétrea desean todas las seguridades, no les simpatizan los riesgos y desean ver, de forma clara y precisa, cómo planea usted desarrollar el negocio de una forma tersa y sin sobresaltos. Tampoco son personas fáciles de convencer, así que usted debe no sólo tener controlados todos los aspectos del proyecto, también debe ser capáz de mostrar que en efecto están controlados. En este sentido, Project le permite ver cómo se comportará la inversión en cada etapa, y, lo más importante, cómo y cuándo se recuperará con creces esta inversión.

¿Qué tan detallado es Project?

Como con todos los programas, usted puede profundizar en éste todo lo que quiera, pero en la práctica se recomienda enlazar los datos provenientes de otros softwares de costos más especializados.

Sigamos con nuestro ejemplo del desarrollo inmobiliario. El dato más duro que usted necesita es cuánto cuesta el desarrollo; si se descuenta la inversión del terreno, la parte fuerte es la construcción.

Seguramente usted ya esta familiarizado con Opus®, Neodata® y, en general, los programas de análisis de precios unitarios y de presupuestación. Usted puede vincular los resultados de las partidas del desarrollo a las etapas de construcción que contempla Project para indicar a los inversionistas en qué momento deberán realizar las inyecciones de capital.

La ventaja es que con Proyect no sólo puede considerar los costos de construcción, también las partidas paralelas, las cuales se refieren a los gastos de promoción, ventas, etc. y, si el desarrollo se presta, quizá también podrá considerar la primera recuperación de las campañas de preventa.

Todo es tiempo y dinero.

En realidad nada de esto puede ser lineal, ni puede del todo acometer con la siguiente etapa al terminar la primera. La verdad es que deberá correr muchas actividades en paralelo para ahorrar tiempo y dinero. Project se especializa en eso, y su sencilla y cómoda interfaz le permite ver sus actividades generales como diagramas de barras en los que podrá profundizar si lo necesita.

La Ley de Murphy y por qué las cosas salen mal.

Seguramente usted conoce a Murphy, el descarado sujeto que dijo que si algo podría salir mal, seguramente lo haría y de la peor forma.

En la realidad, Murphy fue un ingeniero diseñador de cohetes para el ejército norteamericano que observó que, si existían dos formas posibles de conectar dos cables, una buena y una mala, invariablemente se elegía la incorrecta. Esto tiene que ver con las leyes de la termodinámica y aquél principio que reza que -a todo lo que no se le ponga suficiente trabajo, se deteriora-.

En efecto, todo aquél que ha iniciado una empresa sabe que las cosas nunca salen como se planearon. Siempre hay problemas. Pero en Project usted siempre podrá equilibrar su presupuesto, aplicar sus reservas o hacer los recortes correspondientes, e incluso adelantar o postergar tareas para regresar el proyecto al buen camino.

Si las cosas verdaderamente se salen de control, usted siempre tendrá un puente de mando donde su información estará centralizada a la vista y podrá recurrir al Plan B.

Usted ya sabe que para la mayoría de los planificadores, el famoso Plan B es el sujeto al que culparemos por las cosas que salieron mal. Con Project usted puede hacer algo bastante más efectivo y, desde su interfaz, ver con cuáles recursos cuenta aún, pese a la adversidad, y dónde aplicarlos. Si de verdad dispone de un Plan B, desde aquí podrá ver claramente la forma de aplicarlo, el momento oportuno y el lugar preciso para hacerlo.

¿Sólo para constructores?

De ninguna manera. Hemos comentado sobre un proyecto inmobiliario, pero Project le ayudará a reorganizar su empresa, emprender un proyecto de ventas y mercadotecnia, si es su especialidad, o quizá hasta organizar su vida.
Por: Pablo Viadas.