Cálculo del costo indirecto en un presupuesto

Cuando se adjudica un contrato, es sencillo demostrar los costos del proyecto, como las facturas de los contratistas o los materiales entregados en sitio. Sin embargo, otros costos, los costos indirectos, a menudo se descuidan durante el proceso de presupuestación y fijación de precios, con consecuencias que pueden ser desastrosas.


¿Por qué es importante tomar en cuenta los costos indirectos?

En pocas palabras: cualquier costo indirecto que no se cobra con el presupuesto de la obra, es un costo que se pagará con las "utilidades de la empresa" y si no existen utilidades quiere decir que se perderá dinero.

Definiciones

Para definir los costos indirectos primero hay que entender qué elementos NO son costos indirectos: los costos directos. Los costos directos son costos que pueden ser directamente identificables o atribuibles a un trabajo en particular. Si se realiza el trabajo u obra, estos costos directos existen. Si la obra no se ejecuta estos costos directos no existen.

Los ejemplos de estos costos incluyen materiales usados en la construcción, la mano de obra que usa esos materiales para construir y la herramienta o maquinaria usada en el proceso.

Por ejemplo, un costo directo de un subcontratista se puede asignar con facilidad a un trabajo porque el subcontratista presentaría facturas del trabajo realizado y existe físicamente el resultado del trabajo. Por el contrario, los costos indirectos son difíciles de atribuir a una obra o proyecto especifico (excepto los indirectos de campo que se explican más adelante) pero siempre existen sin importar si se trabaja en una obra o no.

Como ejemplo de un costo indirecto difícilmente atribuible a una obra específica es el recibo de teléfono de la oficina central. No se usa para una obra especifica, se realizan muchas llamadas entre todas las obras o para otras actividades.

El costo indirecto, en términos generales, corresponde a los gastos generales necesarios para la ejecución de trabajos no incluidos en los costos directos que realiza el contratista:

Gastos de administración.
Organización
Dirección técnica
Vigilancia
Supervisión
Construcción de instalaciones generales necesarias para el trabajo.
Transporte de maquinaria o equipo de construcción
Imprevistos
Prestaciones laborales y sociales correspondientes al personal directivo y administrativo.
Papeleria
Servicios públicos


Estos costos indirectos son tan importantes que el factor más común que lleva a la bancarrota a las empresas es la falta de un plan adecuado para reducirlos en épocas de dificultad económica. De acuerdo con la Secretaría de Economía, en México, sólo dos de cada 10 Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) logran rebasar los cinco años de operación.

Datos del Instituto Pyme de la Secretaría de Economía, estiman que una reducción de 20% en costos indirectos puede incrementar hasta 40% su utilidad neta. Esto no sólo apoya la operación, sino que también genera márgenes para hacer frente a dificultades eventuales sin recurrir a recortes de personal. Precisamente es en los costos indirectos donde pueden hacerse recortes y ahorros con una buena administración.

En rubros como energía, seguros, renta, teléfono y servicios públicos, mensajería, papel y consumibles es posible ahorrar recursos para enfocarlos en otros más necesarios e importantes.

¿Quién debe hacer el cálculo de los costos indirectos?

Por requerirse de acceso a información financiera y contable de la empresa, es recomendable que el dueño o la administración los calculen.

El cálculo de los costos indirectos consiste en revisar los costos y gastos ejercidos durante el último año en los rubros que se mencionarán más adelante. Se deben separar con mucho cuidado los costos directos y las utilidades de este cálculo.
Con esta información se podrá obtener el porcentaje de costos indirectos en relación a los costos directos.

Ese porcentaje se debe proyectar a las metas de la empresa en ventas para el año actual.

Un error muy común es creer que el costo indirecto es un porcentaje fijo que se asigna a todas las obras. En realidad se trata de un montó fijo anual de gastos indirectos que se amortizan estratégicamente entre todas las obras del año. Por ello cada obra va a tener diferentes porcentajes de costos indirectos y el monto a amortizar va a ir cambiando en función al cumplimiento de los objetivos de ventas de la empresa.

Tipos de gastos indirectos

Los gastos indirectos en construcción se dividen en dos:

• Costo indirecto de operación.
• Costo indirecto de campo.

Costo indirecto de operación

Dentro del costo indirecto de operación se registran varios tipos de gastos los cuales son:

Costos técnicos administrativos: En este tipo de costo se registran los gastos de agua, luz, teléfono, sueldos, mantenimiento o reparación de oficina, etc.

Alquileres y depreciaciones: Se registra alquiler de la oficina y los gastos por el consumo del vehículo, mantenimiento de computadoras y otros equipos.

Seguros: Se registra todo tipo de seguro como médico, incendios, etc.

Materiales de consumo o consumibles: Se registra todo los costos de papeles, tinta, material de limpieza, etc.

Capacitación: Si el personal tuvo una asesoría este gasto debe ser registrado en este casillero.

(Si quieres ver un ejemplo de costos indirectos de una obra como se describe en el artículo, te recomendamos descargar el archivo gratis desde aquí: https://documentos.arq.com.mx/Detalles/104090.html)

Costos indirectos de campo

Este tipo de registro señala todas las actividades de costo que se realizan fuera de la oficina y que son realizadas en el sitio de obra pero no se consideran un costo directo. Es decir si se suspende la obra, estos costos indirectos en campo seguirán existiendo:

Costos técnicos y administrativos: Se registran los pagos que se realizan a terceras personas, profesionales que han aportado con su trabajo a la obra y que no son incluido en el análisis de costo directo como mano de obra o subcontratos.

Traslados y comunicación: Aquí registraremos los gastos ejercidos debido a que el personal tuvo que trasladarse hacia el sitio de trabajo de la obra, también se incluyen el monitoreo (radio, teléfono, etc.)

Construcciones provisionales: Registraremos en este casillero los gastos por montar alguna bodega o lugar de trabajo cerca de la construcción.

Imprevistos y consumos: Se registran todos los artículos de consumo relativos al trabajo y los gatos imprevistos como puede ser una emergencia.

Seguridad: Cuando el personal se traslade o trabaje en nuestro campo debe estar sujeto a un seguro o todo artículo que proteja al personal de trabajo, este dato deberá ser registrado en este casillero.

(Si quieres ver un ejemplo de costos indirectos de una obra como se describe en el artículo, te recomendamos descargar el archivo gratis desde aquí: https://documentos.arq.com.mx/Detalles/103503.html)

Reducción de costos indirectos

Desde el punto de vista estratégico, debido a que los costos directos de una obra son muy similares entre todos los constructores, la mejor alternativa para ser competitivo es bajar los costos indirectos.

Sinembargo es un error muy común creer que para aplicar esta estrategia basta con bajar los costos en papel, pero esta reducción sin una estrategia compensatoria anual entre todas las obras que se obtienen en un año, puede ser contraproducente pues se pierde mucho dinero.

Lo mejor es siempre mantener un control en los costos indirectos acumulados en el año y la proporción aplicada en cada contrato. Así se podrá reducirlos siempre que sea posible, sin que afecte la operación de la empresa.

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