Lo bueno y lo malo de los programas de precios unitarios

Es fácil entusiasmarse con los programas de análisis de precios unitarios (PPU). Sin embargo, más allá de las bondades que ofrecen, como lo son todas sus herramientas que ahorran tiempo, simplifican el trabajo y apoyan la toma de decisiones, sus resultados dependen en gran medida de dos aspectos:

1 Los conocimientos y habilidades en el análisis de precios unitarios de quien usa el programa.
2 Los conocimientos en el uso del programa de PPU para explotar a fondo todo su potencial.

Entonces en mano de un analista capacitado, los programas de PPU reducen a horas, el trabajo que antes se hacía durante días o semanas.


Beneficios de los programas de PPU

Con los programas de PPU, bien explotados, el trabajo de elaboración de matrices(tarjetas) de precios unitarios y el de recabación de información, como precios de todos los insumos (materiales, mano de obra, equipo, maquinaria, subcontratos, rentas) que componen una propuesta económica, se acelera notablemente.

Además estos programas, al contar con todas las fórmulas para las operaciones y cálculos, ayudan a evitar errores "de dedo", matemáticos o de procedimiento en la elaboración de los presupuestos.

Toda la información usada en cada presupuesto, se almacena en bases de datos principal, como una biblioteca de costos y presupuestos, que después se pueden "reciclar". Digamos que el proceso de recuperar costos históricos se facilita al no tener tener que recapturar información.

Al final del trabajo, se puede tener la la certeza de estar ofreciendo la mejor propuesta sin riesgo de perder dinero, si el analista supo recabar, promediar(estadísticamente), cuantificar, analizar y escalar los costos.

Mejor que Excel

Es cierto que con los programas como Excel, uno mismo puede elaborar un presupuesto confiable. Sin embargo, hay que considerar que cuando se utilizar una hoja de cálculo para generar presupuestos, se requiere tiempo adicional para hacer rectificaciones constantes de las fórmulas, al no estar estandarizadas como con los programas especializados.

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Muchas veces el único que entiende cómo funciona una hoja de excel, es quien la creó y aún así, el mismo autor olvida cómo usó las fórmulas si no documentó bien el sistema.

Además un programa de PPU permite una mejor gestión de los datos, lo mismo que establecer tablas y análisis dinámicos con mayor velocidad. Cuentan con bases de datos precargadas que tienen menos probabilidades de tener datos faltantes, pues se encuentran precapturadas y revisadas.

Es por eso que en la actualidad lo más conveniente es decirle adiós a la hoja de cálculo, o bien, solo usarla como un punto de apoyo.

Recomendación para explotar al máximo los programas de PPU

Nunca debe perderse de vista que la propuesta de un concurso de obra es una operación delicada que debe capitalizar a una empresa y no meterla en problemas. De hecho, muchos constructores lamentan haber ganado obras que sólo les trajeron dificultades financieras.

Cabe señalar que la mayoría de estos programas de PPU son mal utilizados o subempleados con resultados desalentadores, por lo que es conveniente que toda empresa constructora interesada en adquirir un programa de este tipo, también dedique recursos en capacitar y actualizar a su personal (en especial el personal nuevo). Para ello puede acudir a empresas de capacitación que ayuden a integrar los programas de PPU a los procesos de la empresa sin que se perciba como una disrupción más problemática que productiva.

A veces estas herramientas son tan amigables e intuitivas que pueden generar otro tipo de problemas: En ocasiones resulta fácil creer que el trabajo es solamente mover conceptos de la base de datos, capturar información y números, sin entender los criterios que los determinan y el impacto que pueden tener a largo plazo en la obra. Por esa ingenuidad se les asignan a operadores sin conocimientos en el análisis de precios unitarios, que se dedican a hacer presupuestos "copy/paste" (copiar pegar).

Como se ha mencionado antes, contar con un programa de PPU no garantiza el éxito de un presupuesto, si no se tiene conocimientos de los fundamentos de costos y análisis de precios unitarios.

Es decir, para poder usar los programas de análisis de precios unitarios y presupuestos es necesario tener una base de conocimientos, entender la metodología de análisis de precios unitarios, conocer las leyes, entender criterios de análisis y ajuste de precios, saber consultar las fuentes confiables de datos y ser capaces de interpretar la información que arroja el programa.

Programas de PPU en México

La sugerencia más prudente a seguir es usar programas locales que permiten tener una relación estrecha con la empresa desarrolladora y los reglamentos y prácticas locales.

La empresa a cargo del desarrollo del programa de PPU debe dar respaldo para actualizarlo con los constantes cambios en las necesidades y requerimientos de la normatividad local.

En la actualidad los programas más populares de PPU en México son Neodata (60% de los usuarios) y Opus (40% de usuarios). Ambas compañías actualizan sus plataformas de bases de datos cada año para hacerlas compatibles con herramientas tecnológicas como Revit, AutoCAD y ArchiCAD e, incluso, con programas de ERP de recursos humanos o contables, como Oracle y SAP.

Si se visitan sus páginas se puede encontrar versiones de prueba gratuita de los programas. Naturalmente, a las versiones gratuitas les hace falta algunas funcionalidades, razón por la cual resulta indiscutible la necesidad acceder a la compra y contratación de los servicios de estas empresas desarrolladores de software. Sus planes incluyen descuentos en las nuevas versiones y actualizaciones mensuales de los listados de precios y matrices.

La empresa Ecosoft, por ejemplo, tiene una versión optimizada que le permite a las empresas constructoras hacer una evaluación de propuestas. Esto quiere decir que ofrece estimaciones de precios, sin adentrarse en detalles más profundos, establecimiento balances razonables.

Otras versiones de estas marcas permiten administrar las compras y realizar seguimientos sobre la planeación en general. Neodata por su parte también ofrece otras versiones enfocadas para ser compatibles con dispositivos móviles o bases de datos como SQL.

Neodata y Opus son muy similares y es difícil indicar si uno es mejor que otro. Las preferencias parecen ser más por costumbre que por sus funcionalidades. Nosotros recomendamos preguntar a los colegas y contratistas con los que se trabaja y usar la misma versión que la mayoría. Así la transferencia de la información será más sencilla (pero todas son compatibles).

Conclusiones

El uso de programas de análisis de precios unitarios para la realización de presupuestos, puede ahorrar mucho tiempo y trabajo. Pero su uso por personas sin conocimientos de costos y análisis de precios unitarios puede generar más problemas que beneficios. Por ese motivo si se adquiere alguno de estos programas como Neodata u Opus, es conveniente pensar en la capacitación continua del personal, en especial de el personal de nuevo ingreso, en el Análisis de Precios Unitarios.

Los pasos que te recomendamos:

1 Mejorar tus conocimientos y del personal de tu empresa, en el Análisis de Precios Unitarios, para poder aplicar los principios y criterios que hacen que un presupuesto sea acertado y competitivo. Que no se ponga en riesgo financiero a tu empresa.

2 Después, capacitate en Neodata y Opus. Nosotros recomendamos que se deben aprender a usar los dos programas, pues nuestros lectores nos han contado que es frecuente que al cambiar de empresa, también tienen que cambiar de programa.

3 Antes de adquirir uno de estos programas, investiga el programa que más se usa por colegas y contratistas con los que colaboras. Así, si tienes que compartir información con ellos será más sencillo.

4 Actualizate cada año, los programas son mejorados año con año, no solo cambian la versión, también realizan mejoras en el programa para eliminar errores y optimizar su desempeño.

5 No te quedes en los módulos de presupuestación. Todos los programas tienen módulos de control de obra, gestión de compras, administración de empresas, etc.

Tenemos cursos a distancia de análisis de precios unitarios, Opus, Neodata que te ayudarán en este proceso. Si te interesa conocerlos, visita la siguiente página:

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