Calcular Costos en Construcción sin Errores: 5 Técnicas Rápidas y Precisas
¿Alguna vez has tenido que hacer un presupuesto para un trabajo o proyecto de algo que nunca has hecho antes? Aquí te damos 5 alternativas, algunas rápidas y otras muy precisas.
Si tienes que hacer un presupuesto, cotización o estimación, entonces sabes que es difícil establecer un precio, pues no puedes predecir el futuro y hay riesgo de dos cosas:
+ Que cobres menos de lo que te va a costar hacer el trabajo y al final tengas que poner dinero de tu bolsa o pelearte con el cliente para hacer ajustes.
+ Que cobres mucho más de lo que deberías y el cliente decida hacer el trabajo por otro lado.
A todos nos gustaría que el dinero creciera en arboles, pero lamentablemente es obvio que no es así.
No guste o no, todos los trabajos o proyecto que nos encargan, están medidos en dinero y nuestros clientes tienen presupuestos limitados.
No es que podamos cobrar todo lo que queramos, sobretodo si hay muchos competidores dispuestos a cobrar menos.
Tenemos que ver que el precio que ponemos a nuestro trabajo, no sea muy alto, como para que el cliente busque otras opciones, pero que sea lo suficientemente alto para que nosotros tengamos una ganancia o utilidad después de pagar todos los costos y gastos.
Para lograrlo es obvio que siempre tenemos que cobrar más de lo que nos va a costar hacer el trabajo, pero estando dentro de lo razonable. Esto quiere decir que para saber cuánto debemos de cobrar primero tenemos que saber cuánto nos va a costar.
A esto se le llama formalmente la estimación de costos. (No confundir con los estimados que se usan para cuantificar la cantidad de trabajo a cobrar el trabajo realizado en una obra)
Mas que costo de mano de obra + materiales
Por falta de conocimiento o por costumbre, algunos constructores, para determinar los costos solamente usan los elemento más evidentes: toman el costo de la mano de obra más los materiales que tienen que comprar como costo final.
La mayoría de las personas se quedan aquí pero no consideran que hay otras provisiones que se deben de considerar, muchas veces no tan evidentes, pero que si las pasamos por alto nos quedamos cortos en nuestro cálculo: Como el costo de equipo, de herramientas, de maquinaria y algunos sobrecostos.
En la construcción, cuando hablamos de sobrecostos, hablamos de costos extra, como los gastos indirectos, en donde se puede contar cosas como: el transporte y movilización al lugar del trabajo. En estos indirectos también tenemos que considerar que tenemos gastos indirectos al administrar el trabajo, por ejemplo la luz de la oficina o comunicación por teléfono celular.
Diferencia entre costos directos y costos indirectos
Es muy importante antes de dedicarnos a hacer propuestas económicas, entender que hay diferentes tipos de costos que tenemos que considerar en un presupuesto o propuesta económica.
Costo directo es, como su nombre lo indica, todo costo relacionado directamente con el trabajo o proyecto para el cual nos contratan o nos piden la cotización. Por ejemplo si estamos considerando a un albañil para que haga un muro, el costo de su salario, los materiales que usa como el tabique y mortero; son los costos directos. La fórmula de dedo para saber si es un costo directo es, preguntarse... si no se hace el trabajo ¿lo tengo que pagar? Si la respuesta es no entonces, es un costo directo.
Costos indirectos, son los costos que pueden afectar múltiples trabajos o proyectos. Por ejemplo si tenemos un teléfono celular que usamos para el trabajo. con el que hablamos con todos nuestros clientes, o si tenemos una camioneta con la que visitamos todas las obras que estamos realizando, esos costos se deben de considerar y dividir entre todos los trabajos o proyectos que tenemos. Aplicando la misma regla de dedo para saber si es costo directo, nos preguntamos, ¿este costo lo tengo que seguir pagando si no trabajo o tengo proyectos? Si la respuesta es sí entonces es un costo indirecto. IMPORTANTE: No se trata de cobrar estos costos indirectos a cada obra, se debe de cobrar un procentaje. Cómo se distribuyen estos el porcentaje entre todas las obras y proyectos es un criterio para cadAa empresa y en este artículo se explica un poco más(
https://noticias.arq.com.mx/Detalles/21860.html).
Entonces cómo se puede ver, cada uno de estos costos se debe de tratar de forma diferente, los primeros son los costos directos que vamos a usar en su totalidad para calcular nuestros costos, los segundos, los costos indirectos los vamos a distribuir por medio de un criterio personal entre todas las obras y proyectos que realizamos
Obviamente a veces los costos indirectos son muy difíciles de determinar, por ejemplo el consumo de luz de una oficina en casa, los costos del convivio o fiesta de fin de año que se hace.
Un truco que nos puede ayudar, es que se vean los costos del año pasado, si se tiene un contador se puede hablar con él para que nos diga cuantos son y sacar el porcentaje que corresponde a todo el trabajo que se tuvo en ese mismo año. Así podemos ver el porcentaje que debemos agregar al costo directo que calculemos.
Todo los costos indirectos del año pasado / Todos los trabajos cobrados el año pasado x 100 = % Costo Indirecto
Es así que solamente tenemos que estimar el costo directo de un trabajo (materiales, mano de obra, equipo y herramienta) a ese costo aumentarle el % Costo Indirecto y así nos ahorramos mucho tiempo. Esto mismo se puede aplicar para otros sobre costos (financiamiento, utilidad, impuestos, etc). Claro que si queremos más precisión, tendríamos que analizar a detalle estos costos indirectos como se recomienda en el siguiente artículo:
https://noticias.arq.com.mx/Detalles/21860.html
Pero ahora la pregunta sería...
¿Cómo calculamos los costos directos de un trabajo o proyecto?
Lo más sencillo sería ver cuánto costó antes un trabajo o proyecto idéntico, o uno similar ajustando los cambios en dimensiones y características.
Obviamente no siempre tenemos la experiencia o registros históricos para saber cuánto costará la mano de obra o los materiales y tenemos que buscar otras alternativas, entonces la pregunta es.
¿Con qué herramientas podemos estimar los costos sin experiencia?
Tenemos muchas, pero aquí te explicamos las más recomendables:
1 Juicio de expertos,
2 Estimación análoga
3 Estimación paramétrica
4 Estimación ponderada
5 Estimación ascendente
Veamos cada una a detalle.
1 Juicio de Expertos
Se le llama juicio de expertos, porque se supone que nosotros tenemos experiencia o si no contamos con ella, preguntamos a personas que si la tienen, para que a “ojo de buen cubero” se estime el costo que tendrá el trabajo o proyecto.
Este es la típica estimación hablada en donde el cliente pregunta cuánto le costaría hacer el trabajo y nosotros le damos el precio que creemos según nuestra experiencia, sin tener información o muy poca de las circunstancias y características del trabajo.
Por ejemplo, al pintor se le pregunta, “¿Cuánto me cobraría por pintarme una recamara?” el pintor dice, sin conocer la recamara y basado en lo que ha cobrado antes, “le cobró 10 mil pesos”.
El posible cliente le pregunta al arquitecto, “quiero una casa como esa ¿cuánto me costaría?” el arquitecto sin saber lo que quiere, pero viendo la casa le dice, “una casa como esa cuesta dos millones de pesos”.
Al dibujante en autocad le preguntan, cuanto me cobras por dibujarme unos planos para una casa, el dibujante sin saber nada de la casa le dice, que le cobra “2 mil pesos”
Por esto y al tratarse de un análisis exclusivamente mental, con muchas suposiciones y poca o ninguna información documentada, es altamente impreciso.
Como explicamos antes, tener un precio impreciso nos puede afectar mucho, perdemos dinero por cobrar barato o asustamos al cliente por caros. Lo bueno es que puede servir cuando se tiene a un cliente potencial y este quiere un precio inmediatamente. Ese precio nos puede abrir o cerrar las puertas, esta en nosotros aclararle que se tiene que revisar a detalle para dar un precio más exacto.
Pero si quiero tener más seguridad en que el precio que cotizo se acerca a la realidad ¿hay alternativas?. Si tenemos otras a continuación.
2 Estimación análoga
Este tipo de estimación, también es muy útil al principio del proyecto o negociación con el cliente.
El término análogo viene del latín y significa "algo similar" y se refiere a proyectos similares.
Al estimar por este método tenemos un precio más acertado que la realizada con base al juicio de expertos, pero se refiere a que nosotros sin utilizar técnicas numéricas vamos a tomar información que tenemos de trabajos similares para calcular el precio.
En este caso se asume que se tiene experiencia clara de un trabajo anterior similar y más información del trabajo que nos están pidiendo. Pero esta información aún no es precisa pues se ajustan los datos de trabajos anteriores por medio de un criterio que “suponemos” puede servir.
Entonces por ejemplo: si al pintar una recámara anteriormente tuvimos costos por 15 mil pesos, al ver una recamara que nos piden pintar nos damos cuenta que además se tiene que quitar el papel tapiz y reparar daños en el aplanado, hacemos un ajuste aproximado y cotizamos que va a costar 20 mil pesos por los trabajos extra.
Anteriormente para una casa de interes social nos costó 2 mil pesos por hacer los planos arquitectónicos. Ahora que nos piden unos planos y nos damos cuenta que se trata de los planos de un museo muy complejo, podemos estimar que nos va a costar más tiempo hacerlos y por ello hasta 8 mil pesos.
Este tipo de estimación nos lleva a una aún más precisa que explicamos a continuación.
3 Estimación paramétrica
La diferencia con todos los tipos de estimación anteriores, es que aquí usamos parámetros numéricos para diferenciar entre un trabajo anterior y el actual.
Por ejemplo, si la construcción de un muro de 10m2 nos costo 3000 pesos y nos están pidiendo que coticemos una muro de 20 m2, si hacemos la regla de tres sabemos que costará el doble, es decir 6000 pesos por 20m2.
Entonces para este tipo de estimación usamos un parámetro. En el ejemplo anterior; es el costo por m2 de muro. Así por cada tipo de trabajo determinamos un parámetro que nos facilite establecer un costo más aproximado a la realidad.
Por ejemplo si se va a construir un hotel, podemos dividir el costo de construcción de hoteles que anteriormente se realizaron, entre el número de habitaciones y entonces, multiplicamos el costo por habitación por el número de habitaciones del nuevo proyecto.
Un arquitecto puede decirle a su cliente cuánto le costará la casa, estableciendo las dimensiones que necesita para todas las recamaras y habitaciones y después multiplicar el total de m2 por el costo del m2 de alguna casa que ha realizado anteriormente. Por ejemplo: Si una casa de 100 m2 del mismo tipo que quiere el cliente, costó 2 millones de pesos, puede calcular que el costo por m2 construido es de 20 mil pesos y si lo que necesita su nuevo cliente son 200 m2 puede determinar que esta casa podría costar $20000 x 200 = $4 millones.
El dibujante de planos podría usar como parámetro de medida el número de planos o los m2 cuadrados de la edificación que debe de dibujar para establecer un precio razonable.
Esta forma de estimación, por ser más precisa al usar números concretos, se usa más en etapas de la planeación o proyecto, pues es rápida y tiene un rango más aceptable de precisión
Si te interesa aprender a usarla para hacer tus presupuestos o cotizaciones te recomendamos nuestro curso en video en:
https://tienda.arq.com.mx/products/curso-de-presupuestos-por-costos-parametricos
Aquí volvemos a la pregunta...
¿Qué se hacer si no se tienen valores anteriores o experiencia en el tipo de trabajo que se está estimando?
Es la misma respuesta, se puede consultar con expertos a quienes se le pueden pedir los datos de los costos de sus trabajos anteriores o se pueden recurrir a publicaciones con estos precios ya precalculados.
Por ejemplo hay publicaciones que indican el costo por m2 de diferentes tipos de edificaciones.
También hay publicaciones que desglosan el costo por unidad de diferentes trabajos en la construcción. Hoteles, hospitales, etc.
Y hay otras publicaciones que determinan el costo por m2 de diseño arquitectónico.
Dependiendo del tipo de trabajo se tendría que buscar estas publicaciones , pero siempre recordando que por tratarse de una estimación paramétrica, al cambiar las condiciones, lugares y circunstancias del trabajo habrá variación.
Parece que es muy difícil tener buena precisión con todo estos métodos, ¿Hay alguna solución?
Si la hay, y es esta...
4 Estimación por tres valores
Este tipo de estimación precisamente pretende eliminar las variaciones en la estimación de los costos de un trabajo o proyecto.
Esta es más acertada que las tres anteriores y puede dividirse en 2:
Distribución triangular o promedio simple
Distribución BETA o PERT
La fórmula es diferente, pero ambas se basan en 3 valores
+ Valor optimista (VO)
+ Valor más probable (VPr)
+ Valos más pesimista (VP).
Para calcular la distribución triangular o promedio simple, sumamos el costo optimista, más el probable y el pesimista; y el resultado de la suma lo dividimos entre tres.
(VO + VPr + VP) / 3 = Valor por distribución triangular
Para el cálculo por distribución BETA o PERT , multiplicamos el costo más probable por 4, al resultado le sumamos el costo optimista y el pesimista y el resultado se divide entre 6.
Se puede ver que la diferencia con el anterior es que a cada valor se le da diferentes pesos, en este ejemplo el peso más fuerte se le da el costo más probable.
(VO + 4(VPr) + VP) / 6 = Valor por distribución beta o pert
De esta forma podemos ver que tenemos más variables y más elementos para ayudarnos a decidir el costo de cada actividad.
Cada valor lo podemos tomar de diferentes fuentes, por ejemplo: el costo más probable lo podemos tomar de lo que dicen nuestros documentos contables en obras similares, el pesimista puede ser un valor que nos da un experto y el optimista es un valor que obtuvimos de hacer analogía con otro proyecto considerando los factores climáticos. La estimación obtenida será estadísticamente más segura que cada una por separado.
Lo único malo es que la precisión del resultado dependerá de las fuentes de información y el criterio que usemos para darle peso a cada valor.
Entiendo que a nadie le gusta arriesgarse a equivocarse en los costos y a todos nos gustaría tener total seguridad lo que calculamos. Eso es casi imposible, pero hay una alternativa que se acerca mucho a eso, entre 95% y 99% de exactitud y es...
5 La Estimación Ascendente
Esta es un estimación muy detallada y por ello toma mucho más tiempo (más adelante explicamos cómo hacerlo más rápido) pero la ventaja indiscutible es que el costo que obtengamos en la estimación será muy similar al real con una diferencia de +-5% (suponiendo que se hace correctamente).
El punto de partida para esta estimación es la división lógica de las actividades que se tienen que realizar en el trabajo o proyecto que queremos cotizar o presupuestar. Después ir estimado el costo de forma detallada de cada actividad.
Es decir que en lugar de calcular todo del trabajo o proyecto, se calcula cada actividad o parte que se tiene que realizar para completarlo.
Por cada actividad se determina el costo directo y los sobre costos que vimos anteriormente en este artículo.
Estos costos se agrupan por especialidad o por algún otro criterio y se hace la sumatoria de todas las actividades de forma agrupada hasta llegar al total del trabajo.
Entonces por eso se llama ascendente pues cada actividad, se suma a su agrupador hasta llegar al trabajo completo y esto nos va a dar una sumatoria del costo de todo el trabajo o proyecto.
Evidentemente en cada actividad se tiene que hacer un análisis muy elaborado para lograr la exactitud esperada.
Sería imposible explicar a detalle como hacer todos estos cálculos, por actividad, por eso preparamos una serie de videos que explican este proceso paso a paso en la siguiente página y de una forma mucho más rápida:
https://noticias.arq.com.mx/Detalles/24794.html
Pero, si no se tiene mucho tiempo para hacer tantos cálculos en trabajos muy extensos o en proyectos complejos, ¿que se puede hacer?
Esto lo explicamos más abajo, pero primero vamos a ver...
Cómo determinar cuál método de estimación nos conviene
Como se puede ver, cada tipo de estimación tiene un tiempo o esfuerzo diferente y a la vez tiene una precisión diferente. Se puede ver que mientras más preciso sea el estimado requiere de más tiempo y esfuerzo y que mientras más rápido se haga el estimado más margen de error o variación puede tener.
Nuestra recomendación es que se haga uso mixto de todos estos tipos de estimado en cada trabajo y proyecto, pero no solo determinarlo por la etapa del trabajo.
Para hacerlo, primero hay que visualizar las actividades o paquetes de trabajo que determinamos que son necesarios para el trabajo o proyecto. Dependiendo de la complejidad del trabajo tendremos muchas actividades o pocas y esto también puede determinar que tipo de estimación usaremos.
Si la actividad es una de las mas costosas o más relevante en el precio final, le tenemos que poner más atención a la precisión, por lo tanto tendríamos que usar una estimación más precisa como la ascendente. Es decir para estas actividades cuyo costo es alto, tendríamos que tomar bien las medidas con la mayor exactitud posible, hacer un levantamiento preciso del lugar, calcular cuánto material se consume y cuánto tiempo le toma a quién lo hace, etc.
Si esto no es posible hacerlo ya sea por las circunstancias o el tiempo disponible o si no consideramos que sea necesaria mucha precisión, por que el costo de la actividad es muy bajo con respecto al costo del total del trabajo, tendríamos que ir ascendiendo en el método de estimación hacia uno que toman menos tiempo pero sacrifican exactitud, así que nos tomará menos tiempo el cálculo sin arriesgarnos a un error costoso.
Entonces con lo anterior se puede ver que si el costo de una actividad consume una gran cantidad del costo total del trabajo o presupuesto tendríamos que dedicar más tiempo en hacerlo más exacto y tener un margen de error menor.
Como ejemplo, supongamos que vamos a construir un edificio y dentro de todas las tareas tenemos la actividad de jardinería.
En este ejemplo podemos suponer que el costo de esta jardineria es menor comparado con la cimentación, excavación, albañilería. Entonces para calcular el costo de la jardinería podríamos preguntar a un experto que se dedique a eso y simplemente poner el valor que nos de.
Por el contrario en la excavación y cimentación, que suelen ser las más relevantes en el precio final de la obra, convendría hacer una estimación detallada ascendente: se tendría que dividir en todas las actividades necesarias para hacer la cimentación y calcular a detalle el costo estimado de cada una.
Y para actividades intermedias no tiene sentido dedicar mucho tiempo, como por ejemplo instalación de muebles de baño, podríamos usar análisis paramétrico por salida de instalación o usando catálogos de precios unitarios preanalizados, como lo explicamos en esta página:
https://noticias.arq.com.mx/Detalles/24794.html
En conclusión
Hay muchas formas con las que podemos determinar cuánto cobrar por un trabajo o proyecto.
Lo importante es entender que primero tenemos que conocer los costos reales del trabajo, para agregar nuestros sobrecostos.
Para hacerlo mostramos 5 métodos, cada uno tiene un cierto grado de margen de error o riesgo que tenemos que considerar al usarlo. Esta en nosotros reconocer estos métodos y aprender a usarlos inteligentemente.
Recuerda que si quieres más información sobre estos métodos incluimos un link al final de cada uno que te lleva a un material de utlidad para usarlo mejor o un curso específico para su realización, con ejemplos y explicación paso a paso.
Pero si quieres convertirte en un experto en la elaboración de presupuestos acertados, que garanticen tus ganancias justas, te recomendamos nuestras herramientas en excel y cursos especializados en linea:
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